เล่าเรื่องตอนที่ 1 > PMP/PMO คืออะไรกันน่ะ ???

Project Management Professional                (การบริหารโครงการอย่างมืออาชีพ)

คอร์สนี้บริษัทส่งไปเรียน..ค่าอบรมแพงมาก เกือบหกหมื่นบาท/คน สำหรับการอบรม 3 วันรวม Workshop ผู้สอน(Instructor) ต้องมีใบ Certificate ถึงจะสอนได้ ตอนที่เรียนไม่มีคอร์สภาษาไทย, อังกฤษล้วนๆฟังหูซ้ายเข้าไปวนในสมองกลวงๆ3-4รอบแล้วค่อยออกหูขวา.. คนสอนเป็นคนจีนมาเลเซียหรือจีนสิงคโปร์นี่แหละ บินมาสอน 3 วัน, สอนเสร็จบินกลับ ค่าตัวน่าจะแพง แต่ค่าเรียนที่จ่ายก็ไม่เบาเหมือนกัน เฉพาะที่บริษัทฯส่งมาเรียนก็ 6 คนเข้าไปแล้ว รวมอาหารกลางวันในโรงแรมด้วย..เรียนฟรีแถมอิ่มสบายท้อง แค่ปวดหัวตึบๆๆๆตอนเรียนแค่นั้น เรียนก็ยากพอแล้ว ต้อง Translate ความรู้เข้าสมองเป็นภาษาไทยอีก..

PMP เป็นคอร์สแรก..สอนถึงการจัดการ, การบริหารโครงการ เพื่อให้โครงการแล้วเสร็จตามระยะเวลาและภายใต้งบประมาณที่กำหนด ปัญหาต่างๆรวมถึงความล่าช้าถ้ามีผลกระทบกับระยะเวลา(ทำให้โครงการล่าช้า)หรือทำให้งบประมาณบานปลาย เป็นสิ่งที่ Project Manager ต้องรีบจัดการ หาวิธีแก้ไข หรือเรียกประชุมผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทั้งหมดเพื่อหาทางแก้ปัญหา

อีกคำคือ PMO - Project Management Office เป็นการบริหารโครงการหลายๆโครงการในเวลาเดียวกัน เสมือนเป็น Upper Level ของ PMP คือการจัดสรรทรัพยากรให้เพียงพอต่อการทำโครงการต่างๆ ณ.เวลาเดียวกัน โดยอาศัยข้อมูลของแต่ละโครงการมาวิเคราะห์เพื่อจัดการทรัพยากรที่มีอยู่ให้มีประสิทธิ์ภาพมากที่สุด ซึ่งจะยังไม่ขอกล่าว..

Project Life Cycle 

ทั้งที่เรียนมา.. ทั้งใน Web หรือที่อ่านเจอ, บางทีก็บอกมา 5 บางอันก็บอกว่า 6 การแบ่ง Phase ต่างๆใกล้เคียงเหมือนๆกัน ขออธิบายตาม Phase ที่ทำงานจริงละกัน..อันเนี้ย Work สุดและ กระชับ ไม่เยิ่นเย้อ

• Initial Management
• Planning Management
• Execution Management
• Monitor and Controlling Management
• Closing Management

Project ที่ทำๆมาแบ่ง Phase การจัดการออกเป็น 5 Phase แค่นี้ ขออธิบายแต่ละ Phase ให้ฟังว่าต้องทำอะไรบ้าง หลังจบ Phase ต้องได้อะไรออกมา

ก่อนจะพูดถึง Phase ต่างๆขอยกตัวอย่างแหล่งที่มาของ Project หรือ Project Source ก่อน คือมีมาจาก

1. BU หรือหน่วยธุรกิจ/ฝ่ายต่างๆ Request ขึ้นมา
2. Road Map ขององค์กรเองหรือ Road Map ของแผนก IT ทั้งระยะสั้นและระยะยาว
3. ฟ้าประทาน ที่บริษัทฯจะใช้คำนี้เมื่อได้รับคำสั่งตรงให้ทำ ซึ่งมักกระทบกับ Project Plan ที่เราทำอยู่ เพราะต้องมาจัดสรรทรัพยากรที่มีอยู่จำกัดและ Project Timeline ต่างๆที่ต้องโดนเบียด

เมื่อเราได้ Project ที่ต้องทำมาแล้ว, เราต้องเอาแต่ละ Project มาเริ่มทำทั้ง 5 Phases โดยต้องอาศัยเครื่องไม้เครื่องมือเข้ามาช่วยจัดการ เริ่มขั้นตอนที่ 1

เป็น Phase แรกที่ต้องเริ่มทำ, งานส่วนใหญ่เริ่มที่ Project Manager เราจะเริ่มจาก

• คุยกับผู้บริหาร BU นั้นๆในสิ่งที่เค้าต้องการหรือปัญหาที่เกิดขึ้นในแผนก
• คุยกับ Key Users ถึง Daily Operations หรือวิธีการที่เค้าทำอยู่

2 ขั้นตอนแรกนี้, วิธีการเก็บข้อมูลขึ้นกับแต่ละบุคคลอาจใช้วิธีการจด การเขียน แต่สำหรับอิชั้นใช้เครื่องมือตัวนึงคือ MindMap แตกแขนงปัญหาและความต้องการต่างๆแทนการจด

รูปที่ 1 - ตัวอย่าง MindMap

ConceptDraw V. 8.0.2 เป็น Tools ตัวหนึ่งที่มี Features การเขียน Mindmap , Project Management และทำ Chart ต่างๆในตัวเดียวกัน

• เริ่มทำ Project Proposal หรือเอกสารนำเสนอโครงการเพื่อให้ผู้บริหารอนุมัติ โดยต้องมีรายละเอียดคร่าวๆในเอกสารดังนี้
• Background - อธิบายความเป็นมาคร่าวๆของระบบเดิมที่ทำอยู่ว่า คือระบบอะไร ทำอะไรได้บ้าง เกี่ยวข้องกับใคร ผลลัพท์คืออะไร ใครเอาไปใช้งานต่อ เป็นต้น..
• ปัญหา/อุปสรรค - แจกแจงว่าระบบที่ทำอยู่มีปัญหาหรืออุปสรรคอะไรบ้างที่ทำให้ใช้เวลาและทรัพยากรบุคคลในการทำงานมากขึ้น
• Objectives - อธิบายเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ที่เราต้องทำโครงการนี้ขึ้นมาด้วย ว่าทำเพื่ออะไร?
• User Requirements - เขียนความต้องการของ BU เป็นข้อๆทั้งหมด
• แนวทางการแก้ปัญหา - PM เองต้องวิเคราะห์ปัญหา/อุปสรรคดังกล่าวว่ามี Solution ใดบ้างที่จะเข้ามาช่วยแก้ปัญหา อาจมีแค่วิธีเดียวหรือหลายวิธีก็ได้, PM จะต้องแจกแจง Solution ทั้งหมดที่แก้ปัญหาได้เพื่อเป็นข้อมูลในการตัดสินใจของผู้บริหาร (พึงระลึกเสมอว่า PM ไม่ใช่คนตัดสินใจเลือก Solution ที่จะมาแก้ปัญหา)
• Project Scope - ต้องบอกขอบเขตที่ชัดเจนว่าขอบเขตของโครงการอยู่ตรงไหน, ทำแค่ไหน โดยที่หากมี Request เพิ่มเติมเข้ามา เราจะมาดูว่ายังอยู่ในขอบเขตที่เรากำหนดหรือไม่? หากไม่ สิ่งนั้นเป็นสิ่งที่จำเป็นต้องทำหรือเปล่า? นั่นคือการทำ Change Management ในลำดับต่อไป มีผลกระทบกับเวลาและงบประมาณหรือเปล่า? ถ้ากระทบ ต้องเข้าที่ประชุมเพื่อหาข้อสรุป
• Deliverable - อธิบายว่าอะไรคือผลลัพท์หรือ Output ที่จะได้หลังจากโครงการสำเร็จหรือ Go Live ออกไปแล้ว เช่น 
• จะมี HW อะไรเพิ่มขึ้นมาบ้าง(Server, Clients), Application
• SW อะไรติดตั้งเพิ่มขึ้นมา (Web, Application etc..)
• Training Course อบรมการใช้งานแก่ใครบ้าง
• Service ที่จะเกิดขึ้น
• System Diagram - PM ควรเขียน System Diagram เพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจในระบบที่จะทำได้ดียิ่งขึ้น
• ER Diagram - หรือ Data Flow Diagram ก็เป็นอีกอันหนึ่งที่ PM ควรมีไว้ในเอกสาร เพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจการไหลของข้อมูลไปยัง Entities ต่างๆ
• Project Organization - PM ต้องจัดวางโครงสร้างของผู้ที่เกี่ยวข้องกับโครงการในตำแหน่งต่างๆเพื่อให้ผู้บริหารเห็นชอบ เพื่อจะกำหนด Role/Responsibilities ของแต่ละตำแหน่งต่อไป  
  
• Contact Person Info. - ลงรายละเอียดชื่อนามสกุล/ตำแหน่ง/เบอร์โทรศัพท์/E-Mail ของทุก Stakeholders ที่อยู่ในโครงการ เพื่อการติดต่อประสานงาน (รวมทั้ง Vender ด้วยถ้ามี)
• Timeline - เพื่อบอกช่วงเวลาต่างๆของแต่ละ Phase ว่าจะเริ่ม/เสร็จสิ้นช่วงใด
• Cost - บอกค่าใช้จ่ายคร่าวๆโดยประมาณที่ต้องใช้ในโครงการทั้งหมด (มันแสดงเฉพาะฝั่งของค่าใช้จ่ายทั้งโครงการเท่านั้น)
• Business Case - จริงๆมันก็คือการแสดงค่าใช้จ่ายทั้งหมดของโครงการ เพียงแต่แยกให้เห็นรายละเอียดของทั้ง Benefits และ Expenses ที่ได้รับและต้องจ่ายในช่วงระยะเวลา 3 ปี) 
• Benefits - หมายถึงถ้าโครงการนี้สำเร็จ บริษัทฯจะได้รับผลประโยชน์อะไรบ้าง? โดยต้องคำนึงถึงทั้งที่วัดได้และวัดไม่ได้ เช่น ทำงานได้เร็วขึ้น เราก็ต้องประมาณว่าเร็วขึ้นแล้วคำนวณเป็นเงินคร่าวๆได้เท่าไหร่? 
• Expenses - ค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่โครงการต้องจ่าย

Deliverable ใน Initial Phase ก็คือ Project Proposal โดยมีหน้าสุดท้ายเป็นฟอร์มที่มีช่อง Approve พร้อม ให้ผู้บริหารเซ็นต์ Approve ให้เริ่มทำโครงการได้

ผู้บริหารอาจต้องการข้อมูลเพิ่มเติมหรือซักถามบางข้อสงสัยถึงสาเหตุ, สิ่งที่จะทำเพิ่มเติม ต้องเป็นหน้าที่ของ PM ในการเตรียมตัวเพื่อจะตอบคำถาม นั่นก็คือ PM จะเป็นเสมือน Single Contact ที่ใครสงสัย, มีปัญหา จะต้องมาถาม PM ก่อนเสมอ

Project Proposal จึงเป็นเอกสารฉบับแรกของโครงการที่เกือบทั้งหมดจัดทำขึ้นโดย PM

• ระยะเวลาในการจัดทำไม่ควรเกิน 2 Weeks 
• เผื่อเวลา 1 Week สำหรับการ Approve (ที่บริษัทฯเรียก Sign-Off Project Proposal)
• การแก้ไขต่างๆใน Project Proposal จะยังไม่บันทึก Log 
• การที่ผู้บริหาร Sign-Off Project Proposal หมายถึงการยอมรับในรายละเอียดของ Project Proposal ทุกหัวข้อ, PM สามารถใช้อ้างอิงขอบเขตการรับผิดชอบในภายหลังได้ 
• ในทางปฏิบัติ.. PM ฝ่าย IT และ PM ฝ่าย BU จะ Sign-Off ทุกหน้าของ Project Proposal(ปกติมีประมาณ 10-15 หน้า) เพื่อเป็นการยืนยันต้นฉบับ และหน้าสุดท้ายจะเป็นการ Sign-Off ของ Project Sponsor และ Project Owner ถึงจะถือว่า Project ได้รับการ Approve แล้ว

PM ฝ่าย IT >Project Manager ที่ดูแล Resource ทางฝ่าย IT เช่น เจ้าหน้าที่ไอที, Application 

PM ฝ่าย BU >Project Manager ที่มีอำนาจสั่งการให้ Key Users ฝั่ง BU เข้าร่วมหรือให้ความเห็นได้

Project Owner >หมายถึง Director หรือผู้บริหารระดับสูงที่ดูแล BU นั้นๆ

Project Sponsor >หมายถึงผู้บริหารระดับสูง, ผู้มีอำนาจในการสนับสนุนงบประมาณให้แก่โครงการ

ผู้บริหารโดยส่วนใหญ่ ก่อนจะตัดสินใจโครงการต่างๆมักให้ความสำคัญกับ Business Case เพื่อดูว่าถ้าลงทุนไปแล้ว Benefits ที่จะกลับมาภายใน 3 ปีจะคุ้มค่ากับเงินลงทุนหรือไม่? จำเป็นอย่างมากที่ต้องทำตัวเลขให้ได้กำไร ต้องพยายามประมาณการรายได้ที่วัดไม่ได้ เช่น ประสิทธิภาพการทำงานที่เพิ่มขึ้น, ความผิดพลาดที่ลดลง, ชื่อเสียงหรือ Image บริษัทฯ ต้องประมาณออกมาเป็นตัวเลขให้ได้ เพราะถ้า Business Case ได้ค่าติดลบ นั่นหมายถึงโครงการนั้นยังไม่เหมาะสมที่จะทำในเวลานี้

นอกเรื่อง..
ตอนที่มาร่วมทีม Project ใหม่ๆ ก็ดูเอกสารเดิมๆที่เค้าทำกันมาพบว่า

• แยกแต่ละเรื่องเป็น Excel 
• ไม่มีการทำ Project Proposal 
• ใช้เวลา Meeting กันมากเกิน, เพราะไม่มีการบันทึกเป็น Log File 
• กรณี PM คนเก่าออก, คนใหม่ที่มารับงานก็งานเข้า กว่าจะปรับตัวหรือ Update เพื่อทำต่อ ยากมากเพราะไม่มี Background ให้อ่านเลย

เลยเข้ามาปรับวิธีการใหม่, คนอื่นทำไงไม่รู้ ตัวเองนำร่องก่อนแล้วแชร์ให้ PM คนอื่นอ่าน ได้ผล มีคนเริ่มเห็นความสำคัญและทำตาม ก็เริ่มจากทำเหมือน IS แหละ ทำเอกสารตัวแรก Project Proposal หลังจากได้ Sign-Off จะเริ่มเอกสารตัวที่ 2 ที่ใช้เวลาทำนานสุด(จนจบโครงการ) นั่นคือ Project Document

Project Document 

เปรียบเสมือนคัมภีร์ของโครงการนั้น, อ้างตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน ชนิดที่ว่าใครมาอ่านก็ประติดประต่อเรื่องได้ เพราะมันเก็บทุกอย่างแยกเป็นหมวดหมู่ ที่สำคัญต้องทำ Change Index ไว้ด้วยเพื่อบอกคนอ่านว่า Version นี้แก้ไขหรือ Update เรื่องอะไร คนอ่านจะได้ตามไปอ่านเฉพาะส่วนที่แก้ไขหรือ Update เท่านั้น ไม่ต้องไปไล่อ่านใหม่ตั้งแต่ต้น เราจะมากล่าวโดยละเอียดต่อไปอีกครั้งในหัวข้อ Project Document 

End..